Przejdź do treści

Zawierając umowę najmu należy pamiętać o tym, że zgodnie z kodeksem cywilnym, po zakończeniu najmu Najemca ma obowiązek zwrócić Wynajmującemu mieszkanie w stanie niepogorszonym (nie dotyczy to jedynie zużycia rzeczy, które podlegają zużyciu, mimo prawidłowego ich używania).

Kancelaria Prawnicza Włodzimierz Głowacki i Wspólnicy

Ze względu na istnienie tego obowiązku warto sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy, na podstawie którego zostanie dokonana ocena, czy mieszkanie zostało przez Najemcę oddane Wynajmującemu w stanie niepogorszonym.

Protokół zdawczo-odbiorczy- co to takiego? I czy naprawdę jest taki ważny?

Protokół zdawczo-odbiorczy jest dokumentem załączanym do umowy najmu i ma na celu zabezpieczenie interesów zarówno Wynajmującego, jak i Najemcy. Protokół zdawczo-odbiorczy powinien być sporządzony w dniu przekazania mieszkania Najemcy i ponownie w dniu oddania mieszkania Wynajmującemu. W protokole powinny znaleźć się przede wszystkim: szczegółowy opis mieszkania i jego wyposażenia, stany liczników mediów z chwili wydania kluczy do mieszkania Najemcy oraz stany liczników mediów z chwili oddania mieszkania Wynajmującemu.


Dzięki tak szczegółowemu opisowi, w przypadku ewentualnego sporu między Stronami co do stanu technicznego mieszkania, czy jego wyposażenia, Strony będą mogły powoływać się na opis zawarty w protokole. Prawidłowo spisany protokół zdawczo-odbiorczy niejednokrotnie może pomóc Stronom w uniknięciu postępowania sądowego, a w przypadku, gdyby postępowanie jednak zostało wszczęte, prawidłowo spisany protokół pomoże w uzyskaniu korzystnego orzeczenia.


Jak prawidłowo spisać protokół zdawczo-odbiorczy?

Przepisy nie przewidują żadnych wymogów co do formy, czy treści protokołu zdawczo-odbiorczego. Jednak, aby protokół spełniał swoje zadanie, czyli zabezpieczał interesy Stron stosunku najmu, w protokole należy:

1. wskazać:
- datę i miejsce sporządzenia protokołu;
- strony umowy najmu (imię, nazwisko, adres, pesel, numer dowodu osobistego);
- umowę najmu, której protokół stanowi załącznik (w protokole należy zaznaczyć, że stanowi on załącznik umowy najmu i stanowi jej integralną część);
- przedmiot przekazania (dokładne oznaczenie mieszkania, pomieszczeń przynależnych);

2. szczegółowo opisać:
- stan techniczny pomieszczeń (należy opisać każde pomieszczenie z osobna);
- wyposażenie mieszkania;
- instalacje;
- stan i stopień zużycia urządzeń i mebli (w protokole należy wskazać, czy sprzęt jest sprawny, kiedy został nabyty, stopień zużycia, ewentualne uszkodzenia, ubytki itp.);

UWAGA: Opis mieszkania, jego wyposażenia, mebli i innych urządzeń musi być rzetelny i jak najbardziej szczegółowy. Im opis jest bardziej szczegółowy i precyzyjny, tym lepiej zabezpiecza interesy stron umowy najmu. Opis warto zacząć od wymieniania elementów trwałych (np. okna, drzwi, umywalka, lampy, itd.), następnie wszystkich elementów ruchomych (kuchenka, pralka, telewizor, itd.). Ważne dla Wynajmującego jest wymienienie wszystkich elementów mieszkania, aby w przypadku ewentualnych braków po zakończeniu umowy najmu, mieć dowód na to, że brakujące elementy znajdowały się w przekazywanym mieszkaniu. Ponadto Wynajmujący w przypadku powstania szkód w trakcie trwania umowy najmu będzie mógł domagać się ich usunięcia przez Najemcę, wskazując, że zgodnie z protokołem zdawczo-odbiorczym szkody powstały po przekazaniu mieszkania Najemcy. Z kolei Najemcę tak szczegółowy opis uchroni od ponoszenia kosztów usuwania szkód, które powstały jeszcze przed przekazaniem Najemcy mieszkania.

Jeżeli stan mieszkania, w tym jego wyposażenie, budzi zastrzeżenia koniecznie powinno to być zaznaczone w protokole, warto zrobić dokładne zdjęcia i dołączyć je do protokołu jako jego załączniki.


Najbezpieczniej jednak do protokołu dołączyć zdjęcia całego mieszkania i jego wyposażenia, które będą stanowić dokumentacje fotograficzną. Dokumentację fotograficzną należy wskazać w protokole jako załącznik do niego (może być w formie wywołanych zdjęć, jak i w formie zdjęć zapisanych na płycie CD/ DVD).


PAMIĘTAJ: Nawet w przypadku pozornie pustego mieszkania znajdą się przedmioty, których stan techniczny i wizualny, stopień zużycia, warto opisać w protokole, jak choćby urządzenia zamontowane na stałe (np. drzwi, podłogi, okna, urządzenia sanitarne).


3. podać:
- stany liczników mediów z chwili wydania mieszkania Najemcy, a po zakończeniu umowy najmu z chwili jego oddania Wynajmującemu (stany liczników mogą być zapisane w formie tabeli, gdzie zostanie wskazany opis licznika, jego numer i stan z chwili przekazania mieszkania Najemcy i stan z chwili oddania mieszkania Wynajmującemu. Spisanie stanów liczników uchroni każdą ze stron przed ponoszeniem kosztów mediów zużytych przez drugą stronę);
- liczbę przekazanych kompletów kluczy;
- termin uregulowania opłat za ostatni miesiąc najmu;
- kaucję, która została przekazana Wynajmującemu przez Najemcę, w celu zabezpieczenia ewentualnych roszczeń Wynajmującego z tytułu zniszczeń mieszkania i jego wyposażenia bądź zaległości w zapłacie za media;
termin i sposób rozliczenia kaucji;
- inne ustalenia, uwagi i zastrzeżenia stron umowy;

4. złożyć oświadczenie, że stan mieszkania, pomieszczeń przynależnych (jeżeli są), wyposażenia i instalacji, opisany w protokole i wynikający z dokumentacji fotograficznej jest zgodny ze stanem faktycznym i strony nie zgłaszają żadnych zastrzeżeń.


UWAGA: Protokół musi być sporządzony w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron i musi być odręcznie podpisany przez obie strony umowy najmu, pod tekstem protokołu.
 

PAMIĘTAJ: Jeżeli do mieszkania przynależy piwnica, garaż, czy inne pomieszczenie gospodarcze warto o nich pamiętać przy sporządzaniu protokołu zdawczo-odbiorczego i opisać je w taki sam sposób jak mieszkanie.

Podsumowanie:
Zawierając umowę najmu warto pamiętać o sporządzeniu protokołu zdawczo-odbiorczego. Protokół powinien być sporządzony zarówno w dniu wydania mieszkania Najemcy, jak i w dniu oddania mieszkania Wynajmującemu. Protokół powinien zawierać szczegółowy opis mieszkania i jego wyposażenia. Prawidłowo spisany protokół pozwoli w sposób jasny i prosty dokonać rozliczeń między stronami po zakończeniu najmu. Prawidłowe spisanie protokołu zdawczo-odbiorczego jest ważne zarówno dla Wynajmującego, jak i Najemcy. Wynajmującemu pozwoli na sprawdzenie stanu mieszkania, w szczególności czy zostało wydane w stanie niepogorszonym, ponadto czy nie brakuje żadnych elementów, które zostały przekazane Najemcy jako wyposażenie mieszkania. Natomiast Najemcę uchroni przed ponoszeniem kosztów usuwania szkód, których nie spowodował.

JUSTYNA BĄCZYK – absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. Specjalizuje się w prawie cywilnym i konsumenckim.

Kancelaria Prawnicza Włodzimierz Głowacki i Wspólnicy sp.k. - to kancelaria, która posiada wieloletnie doświadczenie w obsłudze przedsiębiorców. Jako jedna z nielicznych kancelarii specjalizuje się w zagadnieniach prawnych dotyczących nowych technologii a także w kompleksowej obsłudze prawnej podmiotów działających w Internecie.