A co, jeśli Twoi pracownicy boją się zmian?

Wprowadzanie zmian organizacyjnych w firmie jest procesem naturalnym. Jak mawiał Heraklit z Efezu: „Jedyną stałą rzeczą w życiu jest zmiana”. O ile wszelkiego rodzaju przeobrażenia nie są niczym niezwykłym, o tyle obawy ze strony pracowników przed ich wprowadzeniem są wciąż bardzo powszechnym zjawiskiem. Skąd się one biorą, co jest powodem oporu pracowników biur i agencji nieruchomości i w jaki sposób go zniwelować?

Z artykułu dowiesz się:

• Dlaczego Twoi pracownicy mogą bać się zmian i nowych wyzwań?
• Czego dotyczą ich obawy?
• Co robić, aby je zniwelować?

 

Zmiany – dlaczego są potrzebne?

Zmiany w otoczeniu czy bieżącej sytuacji społecznej powodują, że agencja lub biuro nieruchomości, nie chcąc wypaść z rynku, musi się do niego dostosować. Konieczność wprowadzenia zmian funkcjonowania agentów nieruchomości wynika najczęściej z przekształceń przepisów czy np. pojawienia się silnej konkurencji. Istotnym bodźcem był także wybuch pandemii, który wymusił na agencjach duże metamorfozy w zakresie sposobu pracy z klientem. Będąc właścicielem biura nieruchomości musisz pamiętać o tym, by znaleźć równowagę pomiędzy rozwojem działalności, a komfortem pracowników.

Skąd się biorą obawy pracowników? Co jest ich podłożem?

Zrozumienie istoty i źródła oporu pracowników wobec nowych rozwiązań, pomoże go złagodzić i zminimalizować negatywne odczucia. Wyróżnia się dwa rodzaje podłoża oporu pracowników:

• Wewnętrzne (osobowość/psychika) – każda zmiana wiąże się z emocjami. Niekiedy są one słabsze, a nieraz silniejsze. To wszystko zależy od predyspozycji poszczególnych pracowników, ich osobowości i pewnych skłonności. Duże skumulowanie silnych emocji, zwłaszcza tych negatywnych, wiąże się ze stresem, a czasem nawet z poczuciem zagrożenia. Jak wiadomo, człowiek w stresie nie zawsze myśli racjonalnie, a silne emocje potrafią przez długi czas uniemożliwiać spokojne działanie.
• Zewnętrzne (otoczenie, sposób wprowadzania zmian) – jeśli zmiany wprowadzane są nagle i są niejasne dla pracowników może to u nich powodować dyskomfort i niechęć. W szczególności, jeśli wiążą się one z zatrudnianiem nowych osób, aktualni pracownicy mogą czuć się zagrożeni.

Źródła oporu i obaw pracowników

1. Brak zrozumienia zmian

Pytania i wątpliwości, które mogą się pojawić:

o   Skąd taki pomysł? Po co to wszystko? Po co zmieniać coś, co dobrze funkcjonuje?

Z punktu widzenia pracowników mogą być to niepotrzebne udoskonalenia. Dlatego pierwszym krokiem, jaki powinieneś podjąć, jest zakomunikowanie tego zespołowi. Dobre wytłumaczenie przyczyn i procesu ich wdrażania z pewnością pomoże. Gdy tego zabraknie, pracownicy będą mieć wątpliwości, czy są one potrzebne, skoro do tej pory wszystko „jakoś” funkcjonowało.

2. Niejasno stawiane oczekiwania wobec pracownika

Pytania i wątpliwości, które mogą się pojawić:

o Czy będę miał więcej pracy? Co to dla mnie oznacza? Czy robię coś źle?

Problem, który często się pojawia, to brak umiejętności zarządzania zmianą. Przełożeni nie potrafią przekazywać informacji w efektywny sposób oraz nie są przy tym asertywni. Jeśli pośrednik nieruchomości zostanie poinformowany o konieczności zmiany stylu pracy bez wytłumaczenia powodu takiej decyzji, będzie on automatycznie negatywnie nastawiony. Pojawi się u niego poczucie niepewności czy obawa przed dodatkowymi godzinami pracy lub zwyczajnie lęk przed nieznanym. Konsekwencją tego jest fakt, że pracownicy nie rozumieją, co to dla nich oznacza: czy coś robią źle, a może ich sprzedaż lub wyniki są zbyt niskie?

3. Poczucie lęku przed zwolnieniem

Pytania i wątpliwości, które mogą się pojawić:

o   Czy to oznacza, że chcą mnie zastąpić innym pracownikiem? Co się wydarzy, jeśli okaże się, że inni współpracownicy są bardziej efektywni? Czy zatrudnienie młodszych, pełnych pasji agentów spowoduje, że przestanę być potrzebny?

W każdej firmie, niezależnie od branży, ważne jest poczucie bezpieczeństwa. Jeśli ta podstawowa potrzeba nie zostanie zaspokojona, pracownicy mogą zacząć obawiać się o swoją przyszłość w firmie. Gdy jako pracodawca zatrudnisz bez słowa grupę nowych pośredników, wśród zespołu mogą pojawić się obawy co do ewentualnych zwolnień. Szczególnie mogą one dotyczyć starszych pracowników. Warto grać w otwarte karty, bo w takich przypadkach oprócz naturalnego oporu może wystąpić także pogorszenie atmosfery panującej w agencji czy biurze.

4. Niechęć do podjęcia wysiłku

Pytania i wątpliwości, które mogą się pojawić:

o   Czy znowu będę musiał czegoś się nauczyć? Bez tego rozwiązania radziłem sobie świetnie. Nie mam czasu na naukę.

COVID-19 wymusił na biurach nieruchomości wiele zmian. Właściciele zaczęli wprowadzać do oferty wideospacery, zdjęcia 360°, a także zdalną obsługę klientów, wykorzystując w tym celu przeznaczone do tego programy. Część agentów, zwłaszcza tych pracujących najczęściej w terenie z klientem, nie znała wcześniej tych narzędzi, co może być przyczyną niechęci. Uważają, że świetnie radzą sobie bez tych udogodnień i nie chcą z nich korzystać. Obawa przed tymi rozwiązaniami ma przyczynę w nieznajomości nowych technik i ich możliwości. Dlatego niezbędne jest przeprowadzanie szkoleń, które zaznajomią pracowników z nowymi technikami czy programami.

5. Obawa przed ewentualną porażką

Pytania i wątpliwości, które mogą się pojawić:

o   Czy te zmiany są na pewno właściwe? Czy one tylko nie wydłużą wszystkich procesów? Korzystałem z tego rozwiązania w poprzedniej firmie – nie sprawdziło się.

Podczas wprowadzania zmian nie ma nigdy stuprocentowej pewności, że będą one słuszne. Tego także mogą obawiać się agenci, zwłaszcza Ci, którzy mają złe doświadczenia dotyczące danego rozwiązania z poprzedniej pracy. Gdy wprowadza się na przykład home staging w celu uatrakcyjnienia ofert i zdjęć, pracownicy mogą być przeświadczeni, że jest to niepotrzebne i tylko wydłuży przygotowanie ofert. Pokaż, jak może to wpłynąć na efekty pracy, poinstruuj, że mają czas na testowanie nowych rozwiązań i oswojenie się z nimi.

Jakie taktyki warto wykorzystać przy wprowadzaniu zmian?

• Komunikacja – wytłumacz, na czym polegają zmiany i co jest ich przyczyną – to podstawa przy wprowadzaniu zmian. Jeśli dobrze przygotujesz się do omówienia tematu z agentami przed przystąpieniem do działania może to oszczędzić problemów z nadmiernym i niepotrzebnym oporem u pracowników. Zespół może mieć wiele pytań, dlatego rozmowa, która rozładuje emocje i rozwieje niepotrzebne obawy jest bardzo ważna.
• Partycypacja – zaangażuj pracowników w proces: tak, by czuli się współtwórcami zmian. Jeśli to oni będą pomysłodawcami zmian i będą je współtworzyć poczują, że wprowadzane udoskonalenia są dla nich i lepiej odzwierciedlą ich potrzeby. Warto wsłuchać się w sugestie i pomysły agentów, a dzięki temu zmiany będą lepiej dopasowane i pozytywnie odbierane.
• Negocjacje – przedstaw potencjalne zyski. Ten sposób znajdzie zastosowanie w szczególności, gdy są to zmiany związane ze stanowiskiem lub zakresem obowiązków. Dzięki temu pośrednik lub agent poczuje, że jest uczestnikiem zmian jako partner, a nie tylko ich przedmiotem.

Warto pamiętać, że do wprowadzania zmian trzeba się odpowiednio przygotować. Komunikacja, partycypacja i negocjacje to taktyki, które pomagają uniknąć oporu przed zmianami wśród pracowników. Obawy przed nim można traktować w pewnym sensie jako część procesu doskonalenia. Odpowiednio przeprowadzona rozmowa, zwłaszcza z krytykami rozwiązania, pomoże zbudować silny i zaangażowany zespół pośredników i agentów, a nawet doprowadzić do wypracowania jeszcze lepszych i bardziej efektywnych rozwiązań.