Biznesowe postanowienia noworoczne, czyli 5 zmian, które mogą polepszyć Twoją zawodową codzienność

Początek nowego roku to dobry moment na wyznaczanie nowych celów – nie tylko tych prywatnych, ale również zawodowych. To również odpowiedni czas na przemyślenie tego, co wydarzyło się w minionych 12 miesiącach oraz wyciągnięcie wniosków i wprowadzenie zmian, które pomogą usprawnić codzienność. Przestrzeganie kilku prostych reguł pomoże Ci nie tylko rozpocząć rok z nową energią, ale też zakończyć go z satysfakcją z wykonanej pracy. Jak to zrobić i od czego zacząć? Poznaj 5 wskazówek. 

Po pierwsze: zaplanuj dzień pracy

Odpowiednia organizacja pracy to klucz do osiągania wyznaczonych celów – pomaga zapanować nad wszystkimi ważnymi spotkaniami i zadaniami, które masz do wykonania. Planując swój dzień, nie tylko poprawisz swoją efektywność i zminimalizujesz ryzyko zapomnienia o czymś ważnym, ale także oszczędzasz czas i zyskujesz przestrzeń na dodatkowe czynności. Dzięki temu oszczędzisz sobie niepotrzebnego stresu, a nieprzewidziane w harmonogramie wydarzenia nie będą Cię już wytrącać z równowagi. 

W jaki sposób zapanować nad swoim kalendarzem i zacząć pracować wydajniej? Istnieją sprawdzone metody na organizację czasu pracy – warto wypróbować je, by zobaczyć, która jest dla Ciebie najskuteczniejsza. Możesz połączyć także kilka różnych sposobów planowania dnia i wykorzystywać je jednocześnie. Przedstawiamy kilka z nich:

1. Metoda ALPEN – bardzo prosta do wdrożenia, przydatna szczególnie przy zarządzaniu zadaniami krótkoterminowymi Nazwa ALPEN to akronim niemieckich słów, które porządkują jej zasady:
   • Aufgaben, czyli zadania – zapisz wszystkie zadania do wykonania danego dnia.
   • Länge schätzen, czyli czas trwania – określ, ile minut/godzin zajmuje wykonanie każdego z tych zadań.
   • Pufferzeiten einplanen, czyli planowanie buforu czasowego – planując czas pracy, uwzględnij przerwy i nagłe, nieprzewidziane działania.
   • Entscheidungen treffen, czyli podejmowanie decyzji – zdecyduj, które zadania są najważniejsze na dany dzień.
   • Nachkontrolle, czyli kontrola – zaznaczaj, które zadania zostały już wykonane, a które jeszcze nie.

Dużym ułatwieniem we wdrożeniu metody ALPEN są aplikacje mobilne, działające na zasadzie planera, np. “Todoist”. Narzędzia tego typu umożliwiają zapisywanie zadań na dany dzień, przypisywanie im określonej wagi oraz śledzenie postępu prac.

2. Zasada 60/40 – zakłada rozplanowanie pracy na około 60% dnia, pozostałe 40% czasu przeznaczając na sytuacje nieprzewidziane. Bardzo często przeładowujemy harmonogram dnia nadmierną liczbą obowiązków, wypełniając nimi każdą minutę.

W praktyce trzymanie się takiej listy zadań jest niemożliwe, bo nikt nas nie pracuje bez przerwy i bez zakłóceń. Dzięki buforowi czasowemu unikniesz stresu, a Twój plan dnia nie będzie wydawał się tak przytłaczający. 

3. Technika POMODORO – polega na podzieleniu dnia na bloki czasowe, uwzględniające przerwy. Jak z niej korzystać? Stwórz listę zadań do wykonania, wybierz na początek jedno z nich i ustaw minutnik tak, by zadzwonił po 25 minutach. To czas pełnej koncentracji –  postaraj się, by nic Cię nie rozpraszało i skup się tylko na wybranym zadaniu. Gdy zadzwoni alarm, zrób sobie 5 minut przerwy, po czym kontynuuj pracę. Pamiętaj też o dłuższym, ok. 15-20 minutowym odpoczynku po każdej godzinie – dzięki takiej proporcji zachowasz największą efektywność i jasność umysłu. W zastosowaniu techniki POMODORO mogą pomóc Ci dedykowane do niej aplikacje mobilne np. “Focus To-Do: Licznik Pomodoro & Lista Zadań” lub te ułatwiające kontrolowanie czasu pracy, np. “Toggl Track”.
   

Po drugie: priorytetyzuj zadania

Czas niestety nie jest z gumy, o czym z pewnością nie raz się przekonałeś. Co zrobić więc, gdy lista rzeczy do zrobienia na dany dzień przekracza Twoje możliwości? Z pomocą przychodzi priorytetyzowanie oraz delegowanie zadań, które pozwalają uporządkować organizacyjny chaos. 

Jak jednak zdecydować, które obowiązki powinny iść “na pierwszy ogień” w Twojej pracy? Jednym ze sposobów jest wykonywanie najpierw tych najtrudniejszych, najbardziej złożonych, które zazwyczaj odkładamy na później. Jak pisał Brian Tracy w swojej książce pt. “Zjedz tę żabę”. To właśnie z tymi największymi zadaniami zazwyczaj zwlekamy – autor nazywa je metaforycznie żabami. Te zadania mają kluczowy wpływ na Twój sukces, a ich wykonanie – zjedzenie żaby – daje największą satysfakcję, poczucie spełnionego obowiązku i “zrzucenia z siebie ciężaru”. Inną metodą jest wyznaczanie każdego dnia maksymalnie trzech najważniejszych rzeczy do zrobienia i to na nich skoncentrowanie się w pierwszej kolejności. 

W określeniu priorytetowych zadań może Ci pomóc tzw. macierz Eisenhowera. Przedstawia się ją jako kwadrat podzielony na cztery ćwiartki, w których wpisuje się plany i obowiązki. Każda ćwiartka nadaje inną wagę danemu zadaniu, dzięki czemu umożliwia ich kategoryzację:

• ćwiartka I – miejsce na zadania ważne i pilne, którymi musisz zająć się jak najszybciej.
• ćwiartka II – zadania ważne i niepilne, które mają duże znaczenie, ale nie muszą zostać wykonane w najbliższym czasie
• ćwiartka III – zadania nieważne, ale pilne, które wymagają szybkiej reakcji, ale  możesz je oddelegować.
• ćwiartka IV – zadania nieważne i niepilne, to głównie pomysły i zachcianki, które powinny mieć najniższy priorytet.
  

Po trzecie: znajdź swoją “złotą godzinę”

Złota godzina to czas Twojej największej efektywności, który powinieneś poświęcić na wykonanie najważniejszych, wymagających największej kreatywności i skupienia zadań. Aby wykorzystać złotą godzinę jak najlepiej, podczas jej trwania postaraj się możliwie jak najbardziej “odciąć od świata zewnętrznego” – jeśli to możliwe, zamknij drzwi pokoju, w którym pracujesz, wycisz telefon, nie odpowiadaj na maile i skoncentruj się tylko i wyłącznie na swoim zadaniu. 

Kiedy wybija złota godzina? To zależy wyłącznie od Ciebie. Obserwuj swoje samopoczucie i styl pracy, by określić, o której porze dnia jesteś najbardziej skupiony. Wybierz czas, w którym masz możliwość w jak największym stopniu ograniczyć liczbę rozpraszaczy. 

Na Twoją skuteczność wpływa jednak nie tylko czas pracy, ale również odpoczynku, dlatego równie ważne jest efektywne wykorzystanie przerw. W jaki sposób to zrobić? Postaraj się, by podczas jej trwania Twój umysł mógł się realnie odprężyć. Zrezygnuj z przeglądania mediów społecznościowych czy załatwiania prywatnych spraw w ramach oderwania się od obowiązków na rzecz nawyków, które sprzyjają regeneracji. Poświęć przerwę na odprężającą rozmowę ze współpracownikami, krótki spacer lub proste, rozluźniające ćwiczenia. Zjedź odżywczy, lekki lunch lub napij się wody – w ten sposób zredukujesz stres i sprzyjasz koncentracji.

Po czwarte: celebruj sukcesy

Oprócz koncentrowania się na rozwiązywaniu problemów i odhaczaniu kolejnych punktów listy zadań, warto przyjrzeć się również temu, co Tobie i Twoim pracownikom w ostatnim czasie udało się zrobić dobrze. Świętowanie sukcesów – także tych pozornie najmniejszych – sprawia, że satysfakcja z wykonanej pracy rośnie, a zespół czuje się doceniony i wewnętrznie zmotywowany. 

W jaki sposób celebrować małe zwycięstwa w pracy? Dobrym pomysłem może być zorganizowanie z tej okazji wspólnego lunchu, wieczornego wyjścia (np. na kręgle) lub spotkania w biurze ze słodkim poczęstunkiem – takie rytuały to także świetny sposób na integrację załogi. Dla uczczenia indywidualnych sukcesów możesz przeprowadzić losowanie małych nagród, np. przydatnych gadżetów czy książek.

Po piąte: zadbaj o work-life balance

Traktuj odpoczynek jako konieczność, a nie luksus. Regeneracja jest niezbędna do zachowania siły, zdrowia i życia, dlatego nigdy nie lekceważ jej znaczenia i nie odkładaj jej dla innych, z pozoru ważniejszych spraw. W natłoku codziennych obowiązków odpoczynek bywa bagatelizowany, zapominając, że jest on kluczowy również dla jakości pracy. Rezygnowanie z regeneracji na rzecz dodatkowych obowiązków wcale nie gwarantuje Ci większej skuteczności, ale przeciwnie – zmęczenie i stres sprawiają, że jesteś mniej wydajny, mniej  kreatywny i trudno Ci się skoncentrować. 

Stephen Coven w swojej książce pt. “7 nawyków skutecznego działania”, jako jeden z nich wymienia “ostrzenie piły” – to nic innego, jak właśnie regeneracja sił i przygotowanie do dalszego działania.

Jak na co dzień zachować równowagę i postawić granicę pomiędzy czasem pracy i regeneracji? Pomogą Ci w tym trzy proste czynności do wykonania, gdy kończysz pracę:

• odpowiedz sobie na pytanie: “czy zrobiłem dziś wszystko, co było pilne?”
• wypisz zadania do zrealizowania kolejnego dnia

wyłącz komputer i schowaj go tak, by nie znajdował się w polu Twojego widzenia przez resztę dnia.