Podpis elektroniczny w branży nieruchomości

To ogromne ułatwienie w działalności dewelopera czy pośrednika! Dzięki niemu możesz o wiele szybciej załatwić sprawy formalne. O funkcjonowanie i zalety elektronicznych podpisów zapytaliśmy ekspertów: prof. Dariusza Szostka, rzecznika prasowego Krajowej Izby Notarialnej Szymona Kołodzieja i prawnika oraz eksperta rynku nieruchomości Adama Parzusińskiego.

PROF. DARIUSZ SZOSTEK

Panie Profesorze, jakie są alternatywy dla własnoręcznego podpisu?

Zacznijmy od tego, że podpis własnoręczny jest anachroniczny. Ja już od pół roku niczego nie drukuję, gdyż obecne technologie pozwalają na dokonywanie wszystkich formalności w sposób elektroniczny. Mamy rozmaite formy pozwalające na podpisywanie dokumentów.

Jak wyglądał rozwój podpisu w ostatnim czasie?

Pandemia wywarła ogromny wpływ na rozwoju podpisu elektronicznego. Zdecydowanie, COVID-19 bardzo pozytywnie wpłynął na potrzebę informatyzacji, jednak nie wszyscy użytkownicy są jeszcze do niej przekonani. Skąd wynika niewiedza w zakresie podpisów elektronicznych? Jesteśmy przyzwyczajeni do korespondencji online, wymiany danych czy obiegu dokumentów oraz ustalania szczegółów transakcji w przestrzeni internetowej, ale gdy przychodzi do finalizacji transakcji – robimy to osobiście. Wobec tego mamy bardzo poważną lukę i niewiedzę w zakresie narzędzi, które istnieją na rynku. A istnieją możliwości, które usprawniają funkcjonowanie na rynku.

Osobną kwestią jest zaufanie do systemów cyberbezpieczeństwa, a także zmiana podejścia do danych. My nie stosujemy już obiegu dokumentów, tylko dostajemy dostęp do rejestru danych. Niestety w Polsce wciąż jest za mało projektów opartych na technologii blockchain (tj. rozproszonych rejestrów danych – przyp. red.).

Jak ułatwia pracę agentom?

Ja dzisiaj nie wyobrażam sobie pracy agenta, bez podpisu elektronicznego. Sam nie poszedłbym do pośrednika, który nie wykorzystuje nowoczesnych narzędzi zarówno pokazywania mieszkań, jak i finalizowania umów! Umowa pośrednictwa zawierana w takich okolicznościach, może być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności, ale prawo daje możliwość skorzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, bo jedynie on stanowi równoznaczność z podpisem własnoręcznym. Podpis elektroniczny może być wykorzystywany na każdym etapie zakupu nieruchomości, włącznie z umową przedwstępną. Jedynie pod aktem notarialnym składamy podpis własnoręczny.

Elektronicznie podpiszesz np.:

– umowy pośrednictwa w obrocie nieruchomości,

– umowy przedwstępne ze skutkiem słabszym (kara umowna)

– wszelkie umowy o dzieło itd.

W 2016 r. w Nowym Jorku zainicjowano projekt Brooklyn Energy. Po raz pierwszy podjęto się wówczas decentralizacji obrotu energią za pomocą systemu blockchain między sąsiadującymi gospodarstwami domowymi. Właściciele budynków z panelami słonecznymi mogą sprzedawać nadwyżkę energii swoim sąsiadom w ramach transakcji peer-to-peer, która wykorzystuje technologię blockchain. Peer-to-peer to sposób organizacji ekonomii współpracy, oparty na wykorzystywaniu w tym celu platformy ułatwiającej transakcję. Platforma nie jest stroną transakcji, ale rozwija i ustala zasady współpracy, dlatego może pobierać opłaty.

Jak przekonać klientów do podpisywania dokumentów elektronicznie?

Klientów nie trzeba przekonywać! Klienci są już świadomi, jakie oszczędności czas, pieniędzy oraz zasobów naturalnych niesie wykorzystanie podpisu elektronicznego. Odchodzi się od dotychczasowego modelu obiegu dokumentów – obecnie mówi się o dostępie do danych. Przestajemy już też myśleć, o tym, że należy gdzieś pojechać, by załatwić daną sprawę, np. związaną z nieruchomościami. Obecnie nowe technologie dają nam nieskończone możliwości!

Jakie są rodzaje podpisów elektronicznych?

Na dokonywanie wszelkich formalności w postaci elektronicznej pozwala nam Rozporządzenie unijne eIDAS – jedno z ważniejszych rozporządzeń, wydanych w ramach informatyzacji Europy, czyli tak zwanej Europy cyfrowej 2020 (za cel postawiono sobie to 10 lat temu); w ramach Unii Europejskiej wyróżniamy:

• zwykły podpis elektroniczny (przesłany skan dokumentu, podpisanie się w mailu) – skutki formy dokumentowej, czyli tak zwany rygor dowodowy;
• zaawansowany podpis elektroniczny (banki je wydają, ale to też nie jest podpis zastępujący własnoręczny);
• kwalifikowany podpis elektroniczny (wydawany przez specjalne podmioty zaufane [w Polsce jest ich kilka]) – pozwala podpisywać umowy w Polsce i za granicą i o ile ustawa zezwala na „substytucyjną” formę elektroniczną ma ona równoznaczność z podpisem własnoręcznym.

Jak go wyrobić?

Podpis kwalifikowany można kupić jednego z certyfikowanych dostawców (ich lista znajduje się na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji – przyp. red.). Cena takiego zestawu zależy od dostawcy, a także opcji jaką wybieramy oraz okresu ważności. Wart uwagi jest podpis ważny przez 15 minut, wystarczający na złożenie podpisu.

SZYMON KOŁODZIEJ, RZECZNIK PRASOWY KRAJOWEJ IZBY NOTARIALNEJ

Polscy notariusze już od kilkunastu lat wykorzystują w swojej pracy nowe technologie, w tym podpis elektroniczny. Obecnie każda osoba wykonująca zawód notariusza w Polsce posiada podpis elektroniczny, który jest niezbędny do wykonywania obowiązków wynikających z ustawy – Prawo o notariacie. Przykładem czynności przy których jest on wykorzystywany mogą być wpisy dotyczące dziedziczenia dokonywane w Rejestrze Spadkowym czy w Notarialnym Rejestrze Testamentów lub rejestracja dokumentów dotyczących czynności związanych ze spółkami prawa handlowego w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. Od kilku lat także wnioski o wpis do systemu Elektronicznych Ksiąg Wieczystych (EKW) składane przez notariusza po np. umowach sprzedaży nieruchomości przesyłane są drogą elektroniczną przy użyciu podpisu elektronicznego. Notariusze wypełniając swoje obowiązki jako płatnicy podatków, a także jako instytucja obowiązana z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, również przekazują wymagane prawem informacje drogą elektroniczną wykorzystując do tego podpis elektroniczny.

Szeroko wykorzystywany w pracy notariuszy podpis elektroniczny jest wygodnym narzędziem umożliwiającym identyfikację notariusza składającego wpis lub wniosek o wpis do różnego rodzaju elektronicznych rejestrów.

ADAM PARZUSIŃSKI, PRAWNIK I EKSPERT DS. NIERUCHOMOŚCI

Jeszcze rok temu możliwość zdalnego podpisywania dokumentów za pomocą podpisów elektronicznych nie budziła takiego zainteresowania wśród klientów jak obecnie. Potęgowała wręcz dystans i zachowawczość. Sytuacja związana z pandemią wymusiła jednak zmianę podejścia i szukanie nowych rozwiązań w tym zakresie. Obecnie klienci bardzo pozytywnie reagują na wieść, że pomimo pobytu za granicą lub przebywania na kwarantannie, jesteśmy w stanie „załatwić” sprawę na odległość.

Na liście umów, które można podpisać w ten sposób widnieją m.in.

– umowa pośrednictwa kupna i sprzedaży nieruchomości,

– umowa przedwstępna,

– umowa najmu,

– umowa rezerwacyjna,

– oraz wszelkie aneksy i rozwiązania do tych umów.

Ze względu na to, że podpisy online są nadal czymś nowym, bardzo ważne jest odpowiednie pokierowanie klienta i wytłumaczenie, krok po kroku, jak wygląda cały proces. To zapewni mu poczucie bezpieczeństwa podczas/ w czasie  transakcji i rozwieje wszelkie wątpliwości, jeśli takowe się pojawiły. Część, w której ustalamy warunki zakupu czy sprzedaży z klientami jest niezmienna, zmieniła się jedynie forma. W komunikacji z klientem zawsze dobrze jest podkreślić, że podpis elektroniczny jest prawnie dopuszczoną formą zawierania niektórych umów, zgodnie z rozporządzenie eIDAS. (Rozporządzenie eIDAS reguluje zasady działania podpisu elektronicznego i usług zaufania w całej Unii Europejskiej) oraz Ustawą z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektroniczne (która zastąpiła ustawę o podpisie elektronicznym z 18 września 2001 r.).

Jak podpisać dokumenty online?

Krok 1 – Mail z instrukcją

Pomimo jasnego wytłumaczenia klientowi w rozmowie, jak będzie wyglądało podpisanie umowy, dobrą praktyką jest przesłanie takiej informacji drogą mailową. Rozpisanie w punktach wszystkich podejmowanych czynności z pewnością uporządkuje cały proces i pozwoli klientowi świadomie podjąć decyzję o formie podpisania umowy.

Krok 2 – Zapoznanie się z umową

Po uzgodnieniu warunków umowy, przesyłamy projekt do zapoznania się klientowi. Na tym etapie ma on jeszcze możliwość zmiany warunków, uzgodnienia innych terminów lub ewentualnie podjęcia ponownych negocjacji warunków transakcji. W zaciszu domowym, na spokojnie ma możliwość przeczytania treści umowy oraz skonsultowania jej ze swoimi zaufanymi osobami. Jeśli obydwie strony zaakceptowały przesłany projekt, możemy przystąpić do kolejnego kroku, czyli wgrania plików do jednego z portali, zajmujących się podpisami elektronicznymi.

Krok 3 – Wgranie dokumentów do portalu

Podpisanie dokumentów online wraz ze wszystkimi dokumentami możliwe jest poprzez platformy dostępne w internecie jak na przykład Autenti z którego korzystamy. Zobacz, jak prawidłowo przesłać dokumenty na portal na przykładzie Autenti.

Krok 4 – Oczekiwanie na podpisy

Ostatnim krokiem jest oczekiwanie na podpisanie dokumentów przez wszystkich zainteresowanych. W przypadku Autenti nie jest to skomplikowane – do złożenia zwykłego podpisu elektronicznego druga strona nie potrzebuje żadnego specjalnego programu. Pocztą elektroniczną otrzymuje link, który musi otworzyć, a następnie po zapoznaniu się z treścią kliknąć “podpisz”. Wówczas na podany numer telefonu przychodzi kod weryfikacyjny, który posłuży do potwierdzenia tożsamości. Na tym etapie funkcjonalna jest możliwość monitorowania statusu, tj. sprawdzenia, kto już otworzył dokument i go podpisał, a na czyj podpis jeszcze czekamy. W portalu na liście osób widnieje informacja, kto już zobaczył dokument i go podpisał. Możemy również ustalić kolejność podpisywania lub pozostawić dowolną. Jeśli oczekiwanie na podpis się przeciąga, możemy skorzystać z opcji przypomnienia przy nazwisku wybranej osoby. Poza stronami transakcji do listy możemy dodać również osoby, od których nie jest wymagany podpis. Ja tę opcję wykorzystuję w stosunku do agenta, który prowadzi rozmowy z klientami oraz do siebie. Oznaczam nas jako osoby reprezentujące organizację i ustawiam, że jedyną czynnością, jaka jest od nas wymagana to „zapoznanie się z dokumentem”. Po podpisaniu dokumentu przez wszystkie osoby, portal automatycznie wysyła do wszystkich informację wraz z gotowym, podpisanym dokumentem, zawierającym na samym końcu kartę podpisów. W taki sposób możemy sprawnie i szybko załatwić naprawdę wiele spraw.

Co się dzieje w sytuacji, jeżeli ktoś pierwszy raz się spotyka z tym sposobem załatwiania finalizacji i ma duże wątpliwości? Co wtedy mówić, jakich argumentów używać?

W sytuacji, kiedy klient nie jest przekonany do podpisów elektronicznych, powołujemy się na podobne przykłady w innych branżach, np. w ubezpieczeniach. Obecnie wiele firm z różnych branż częściowo realizuje swoje usługi zdalnie, dlatego odwołanie do konkretnych przykładów pozwala klientowi spojrzeć szerzej na temat podpisów elektronicznych, przekonać się oraz zauważyć więcej plusów niż minusów.

Wskazujemy również podstawę prawną dotyczącą podpisów cyfrowych. Twarde fakty zwykle są najbardziej skutecznym argumentem, gwarantującym bezpieczeństwo transakcji.

Dodatkowo wykorzystujemy tzw. argument „dowodu społecznego”, czyli mówimy o przykładach wcześniej podpisanych w ten sposób umów. Opowiadamy o różnych sytuacjach, w których znaleźli się inni klienci, i pokazujemym jak dzięki podpisom elektronicznym sprawnie sfinalizowali oni transakcję. Wszystko – oczywiście – z zachowaniem tajemnicy danych osobowych.

Jak wygląda współpraca z klientem odnośnie do wykorzystania podpisu elektronicznego – case study

W grudniu odwiedzili nas Daniel i Barbara – właściciele przestronnego 64-metrowego mieszkania i poprosili o pomoc w jego sprzedaży. To trzydziestolatkowie, na co dzień przebywający za granicą, a ich grudniowy pobyt w Polsce to dwa tygodnie na spędzenie czasu z rodziną oraz przyjaciółmi. Sytuacja, jakich wiele. Wszystkie formalności załatwiliśmy wtedy na spotkaniu twarzą w twarz i rozpoczęliśmy poszukiwanie  potencjalnego klienta.

Mieszkanie zlokalizowane było na jednym z popularnych osiedli w Nowym Sączu. Nieruchomość składała się z trzech pokoi i kuchni oraz naprawdę dużego balkonu, z którego – z racji usytuowania mieszkania na czwartym piętrze – rozpościerał się nieziemski widok na góry. Nic więc dziwnego, że nieruchomość, w krótkim czasie po wystawieniu ogłoszenia, znalazła swojego nowego właściciela. Kupujący, Rafał, również pracuje za granicą, co prawda jest nieco częściej w Polsce, ale trudno było ustalić urlop w tym samym czasie dla obydwu stron transakcji. Zaproponowaliśmy skorzystanie z portalu Autenti.com i podpisanie umowy przedwstępnej w formie zdalnej. Strony przyjęły to jako interesujące i bardzo przydatne rozwiązanie, nieznane im wcześniej. Po wytłumaczeniu, na czym polega cały proces, nikt nie miał wątpliwości co do zastosowania tego narzędzia.

Wszystko przebiegło sprawnie i bezproblemowo. Portal wymaga podpisu elektronicznego zwykłego lub certyfikowanego. W przypadku tego pierwszego tożsamość stron weryfikowana jest na podstawie adresów mailowych lub numerów telefonów. Podpis certyfikowany kwalifikowany wiąże się natomiast z opłatą i dłuższą procedurą, w tym przypadku nie był konieczniością.  Dedykowany jest dla jednej osoby i ta osoba ponosi ten koszt. Do podpisania umowy przedwstępnej sprzedaży wystarczy jednak zwykły podpis elektroniczny w formie dokumentowej, więc obyło się bez dodatkowych kosztów. Gdy zbliżał się koniec terminu przeniesienia własności okazało się, że ze względu na pandemię przyjazd Daniela i Basi musiał zostać przełożony. Sporządziliśmy wówczas aneks do umowy, przedłużający ten termin i w analogiczny sposób został on podpisany elektronicznie. W końcu udało im się przyjechać do Polski i zrealizowaliśmy końcową umowę sprzedaży przed notariuszem.

Transakcja ta wymagała nieco innego podejścia i komunikacji z klientami, ale dzięki możliwości wykorzystania podpisów elektronicznych wszyscy z zadowoleniem doprowadziliśmy sprawy do końca. Sprawnie załatwiliśmy niezbędne formalności, przebywając w różnych częściach Europy.

Więcej dowiesz się z naszego artykułu.

Zapraszamy też do zapisu Live z udziałem prof. Szostka:

Dowiedz się więcej o naszych rozmówcach:

Dr hab. Dariusz Szostek, prof. UO – radca prawny, doktor habilitowany, profesor nadzwyczajny Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Opolskiego w Zakładzie Prawa i Postępowania Cywilnego; członek Komisji Nauk Prawnych i Ekonomicznych oddziału Polskiej Akademii Nauk w Katowicach; współpracownik Centrum Problemów Prawnych i Ekonomicznych Komunikacji Elektronicznej Wydziału Prawa Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego. Specjalizuje się w prawie nowych technologii, w tym aspektach prawnych handlu elektronicznego i prawie konsumenckim. Jest ekspertem z zakresu identyfikacji elektronicznej oraz metod uwierzytelniania. Uczestniczy w licznych konferencjach naukowych, pracach legislacyjnych nad regulacjami prawnymi dotyczącymi nowych technologii, prowadzi wykłady i szkolenia, był członkiem zespołów eksperckich w Ministerstwie Sprawiedliwości.

Szymon Kołodziej – rzecznik prasowy Krajowej Izby Notarialnej, członek rady KRN z Katowic. Od 2012 roku pracuje jako notariusz w Kancelarii Notarialnej S.C. Gabriela Kołodziej i Szymon Kołodziej. Już od 25 lat zajmują się działalnością notarialną, są także najdłużej działającą kancelarią w Tarnowskich Górach. 

Adam Parzusiński – z branżą nieruchomości związany od 12 lat, z wykształcenia prawnik, współwłaściciel aplikacji mobilnej dla poszukujących i sprzedających nieruchomości gruntowe, która w czasie rzeczywistym pokazuje granice działki w terenie. Jego projekty są doceniane przez ekspertów z różnych branż (m.in.finalista Proptech Festival 2020, II miejsce Galileo Masters,  finalista European Start-up Days podczas Europejskiego Kongresu Gospodarczego w 2016 i 2017 roku, nagroda ekspertów podczas Recamp Toolbox 2017, Lider nieruchomości Otodom 2018 za innowacyjne podejście do biznesu i wykorzystywanie nowych technologii). Prowadzi blog samomieso.com, na którym dzieli się swoimi poglądami na branżę nieruchomości w Polsce.