Już od trzech miesięcy wszystkie polskie firmy, także z branży nieruchomości, stosować się muszą do rozporządzenia potocznie nazywanego RODO. Jak nowe przepisy wpłynęły na ich funkcjonowanie? Czy przyniosły jedynie kłopot, czy może także korzyści dla samych biur? Sprawdź, co mówią praktycy!

Rewolucja RODO? Niekoniecznie!

– Trudno mówić o rewolucji, bo pewne zasady, które stosowaliśmy za czasów obowiązywania starej ustawy o GIODO obowiązują również przy RODO. Oczywiście są też pewne nowości. Po pierwsze, kancelarie prawne bardziej zwracają uwagę na to, komu przekazują dane osobowe. Aby przekazać akt notarialny pośrednikowi muszą dysponować wyraźną zgodą. Po drugie – obieg dokumentów, w których znaleźć można dane osobowe, opiera się na plikach szyfrowanych. Aby je otworzyć – trzeba znać hasło – opowiada Jarosława Ejsymont z firmy Nieruchomości REJ.

Medialna wrzawa wokół RODO sprawiła, że właściciele firm zaczęli baczniej zwracać uwagę na to, jakimi dysponują danymi osobowymi i komu są one przekazywane. Jak przyznaje Magdalena Górnicka z biura UP.HOUSE, początkowo hasło „RODO” wprowadziło trochę niepotrzebnej paniki, jednak – jej zdaniem –  standardy pracy całej firmy ostatecznie się poprawiły. – Zaczęliśmy od niszczenia wszystkich dokumentów, które nie były już potrzebne. Aktualnym klientom rozesłaliśmy odpowiednie formularze, nowe umowy zostały zweryfikowane i dostosowane do przepisów RODO. Podczas wdrażania nowych procedur zyskiwaliśmy coraz większą świadomość, o co tak naprawdę chodzi w tych regulacjach. Wszystko nabrało sensu, a tworzenie własnych, opierających się na ustawie procedur, rozkręciło dodatkowy proces standaryzacji naszych działań. Także na innych polach związanych z naszą pracą – zauważa Magdalena Górnicka.

Jej zdaniem każdy odpowiedzialny właściciel firmy, który chroni swoje interesy, metody działania i know how, dbał także o to, by bazy klientów były odpowiednio archiwizowane. A nowe przepisy jedynie to ułatwiły. – Groźba wysokich kar podziałała mobilizująco, a zasady posługiwania się danymi osobowymi zostały opisane „krok po kroku”, powstały czytelne i jasne dla wszystkich współpracowników procedury – podkreśla.

RODO to także korzyści

– RODO wprowadziło pewien porządek – przyznaje Jarosława Ejsymont. – Dokmunety są bardziej usystematyzowane, nie gromadzi się ich już niepotrzebnie i są na bieżąco usuwane lub archiwizowane.

Trudno jednak mówić o tym, że rozporządzenie RODO wprowadziło drastyczne zmiany w działaniu biur obrotu nieruchomościami. – Pracujemy w branży, w której mamy dostęp do najbardziej wrażliwych danych osobowych i zawsze zdawaliśmy sobie z tego sprawę. Podczas pierwszych spotkań ze zbywcami ograniczamy się jedynie do rozmowy i nawiązania relacji. Jeśli jest poważna szansa na współpracę, dopiero wówczas robimy krok dalej i zbieramy pierwsze dane. Główna zmiana polega na tym, że na tym etapie uzyskujemy na piśmie odpowiednie zgody. Wcześniej wszystko opierało się na zaufaniu. Z podpisanymi zgodami sami czujemy się lepiej – dodaje Magdalena Górnicka. Jedną z podstawowych zasad współpracy jej biura z klientami jest niemal całkowite usunięcie właścicieli do cienia. – Dla potencjalnych nabywców, są oni incognito. Bez wyjątku, prezentacje nieruchomości z naszej oferty odbywają się bez obecności mieszkańców. Także kupujących staramy się nie legitymować już podczas pierwszego spotkania, ale w przeciwieństwie do czasów sprzed RODO, podsuwamy im formularze niemal na powitanie. Dodam, że jeszcze nikt nie odmówił podania imienia, nazwiska, maila czy telefonu. Robią to z ochotą, bo chcą być informowanie o innych ofertach. Tym samym w końcu mamy porządne segregatory z aktualną bazą klientów.

Regulacje RODO paradoksalnie czasem wpływają więc na zwiększenie liczby uporządkowanych danych osobowych przetwarzanych przez biura.

Ile kosztuje RODO?

Zdaniem Magdaleny Górnickiej, dostosowanie działań biura do regulacji RODO nie wiązało się z wielkimi kosztami. – Poza zakupieniem pancernej szafy, właściwie nie kosztowało nas to nic więcej. Zajęło jednak sporo czasu – trzeba było dużo pisać, przygotowywać dziesiątki dokumentów, ustalać procedury. To był największy koszt – ocenia.

Nieco inne doświadczenia ma Jarosława Ejsymont. – Powaga tego problemu sprawiła, że aby sprostać wymaganiom RODO i jednocześnie mieć pewność, że wszystko robimy prawidłowo, korzystaliśmy z usług firm zewnętrznych. To one robiły audyt i sprawdzały przygotowane dokumenty. Do tego doszedł koszt audytu informatycznego, zakupu dodatkowych szaf i zamków. Nie bez znaczenia były także koszty typowo organizacyjne – czas, który trzeba było przeznaczyć na wdrożenie nowych regulacji.

Od czego zacząć wprowadzanie RODO?

Po trzech miesiącach obowiązywania nowych przepisów, jeszcze nie wszystkie firmy całkowicie dostosowały do nich swoje procedury. Dotyczy to także branży nieruchomości. Od czego zatem powinna zacząć firma, która jeszcze nie zmierzyła się z tym tematem?

– Przede wszystkim od analizy tego, co robiła do tej pory. Podejrzewam, że tak jak w naszym przypadku, okaże się, że wystarczy doprecyzować pewne zapisy w umowach lub stworzyć nowe formularze. Inna rzecz, że nasze biuro miało ułatwione zadanie, gdyż pracuje jedynie w oparciu o umowy na wyłączność. Prawdę mówiąc, nawet nie chcę wyobrażać sobie, jak to wygląda na umowach otwartych – opowiada Magdalena Górnicka.

Jarosława Ejsymont dodaje, że wszelkie zmiany warto rozpocząć od szkolenia lub zatrudnienia fachowca, który wyznaczy ich kierunek. – RODO jest wprawdzie ogólnym standardem dla wszystkich firm, jednak poszczególne branże mają swoją specyfikę. Warto więc pójść na szkolenie sprofilowane na branżę nieruchomości lub zatrudnić specjalistę, który orientuje się nie tylko w przepisach o ochronie danych osobowych, ale i w specyfice naszej działalności – podkreśla.