Twój własny Jarvis – narzędzia poprawiające efektywność

Zawsze lubiłam Iron Mana. Nie tylko z powodu niewątpliwych walorów aktorskich Roberta Downey Jr. i gracji z jaką, grany przez niego Tony Stark, załatwiał bandytów, ale również przez sposób w jaki pracował. Najśmielsze pomysły były konkretyzowane i wdrażane w życie z minuty na minutę z pomocą wirtualnego asystenta o czarującym głosie i ikonicznym już imieniu… Jarvis. Od lat, chciałam mieć swojego Jarvisa. I mam. W telefonie.

O ile mniej Tony zrobiłby bez swojego wirtualnego asystenta? Te wszystkie momenty, w których Jarvis rysował, obliczał, umawiał spotkania, czy dostarczał kawę. Główną zaletą filmowego asystenta było to, że pilnował porządku w dość dynamicznym życiu głównego bohatera filmów Marvela. I choć, najprawdopodobniej większość z nas nie jest genialnymi miliarderami zdolnymi odmieniać rzeczywistość za pomocą kolejnych nietuzinkowych wynalazków, to na pewno każdy żyje w prawie równie dynamicznym świecie.

Żeby uporządkować ten chaos, warto przyjrzeć się kilku narzędziom, którymi co prawda nie zarządza się głosem, ale które mogą znacznie poprawić efektywność naszego działania. Nie będziemy tu przyglądać się Alexom, Siri, Bixbym, czy innym Cortanom, z którymi da się pogadać. Przyjrzymy się aplikacjom, które ułatwią zarządzanie nawałem spotykających nas na co dzień wyzwań.

Managerowie zadań

Pierwszą godną uwagi jest aplikacja 24me, którą twórcy opisują jako Inteligentnego Asystenta Osobistego. To rozwiązanie pomoże w prosty sposób zorganizować dzień, tydzień, czy miesiąc wokół zadań, które estetycznie i przejrzyście umieszczone są w kalendarzu. Aplikacja umożliwia nadawanie zadaniom tagów, dzięki czemu można je łatwo wyszukać i pogrupować. Narzędzie umożliwia, w prosty sposób, uporządkowanie lawiny zadań, które musimy wykonać każdego dnia i wygodną reorganizację, jeśli czegoś nie uda się wykonać na czas. W dodatku możliwe jest tu również zapisywanie notatek oraz ustawianie powiadomień.

Podobne cechy, ale w bardziej rozwiniętej formie, oferuje, najpopularniejszy w Google Play Store i Apple Store, manager zadań czyli Todoist. Warto wspomnieć, że stosunkowo niedawno dorobił się on godnego konkurenta w postaci aplikacji TickTick. W obu pogrupujesz zadania w listy, rozplanujesz je w czasie, sprawnie zmienisz terminy, a jeśli będzie to konieczne, dołączysz do zadań „subtaski” oraz opisy, komentarze i załączniki. Oba rozwiązania posiadają również wersje desktopowe, dzięki czemu będziesz mieć dostęp do zawartych w nich treści na wielu urządzeniach.

Obie aplikacje działają bardzo podobnie, choć warto prześledzić dzielące je różnice. Tym bardziej, że TickTick posiada w podstawowej wersji kilka cech, za które w Todoist trzeba już zapłacić. Wiele aplikacji poprawiających efektywność jest darmowych do pewnego stopnia. Ale nawet ich podstawowe wersje to wartościowe narzędzia, które  pomogą zorganizować się w czasie i poprawić wyniki w pracy. A jeżeli na pewnym etapie poczujesz, że potrzebujesz funkcji, które są dodatkowo płatne, to znaczy że aplikacja działa i najprawdopodobniej korzyści, które płyną z jej używania, znacznie przewyższają potencjalne opłaty.

Lawina contentu

Evernote lub One Note to kolejne rozwiązania, którym warto się przyjrzeć. Służą bowiem do zarządzania notatkami. Po co zarządzać notatkami? Ilość contentu, który napotykamy codziennie na swojej drodze jest praktycznie nie do opanowania, dlatego warto robić zapiski, ale problem polega na tym, że jest ich tak dużo, że ciężko potem do nich wrócić. Jeśli choć raz nie wiedziałeś jak odszukać jakiś bardzo ciekawy raport, który widziałeś kilka miesięcy temu, a który przydałby się teraz w pracy, to Evernote lub One Note są dla ciebie.

Dzięki nim nie tylko zapiszesz na później ciekawe pomysły, myśli lub wspomnienia, ale sporządzisz z nich bogatą w formie notatkę, którą następnie odpowiednio oznaczysz (kolorem i/lub tagiem). Przez to aplikacje te pozwalają zachować interesujące treści, dodać interesujący komentarz i zorganizować uporządkowane archiwum oraz odnaleźć je w momencie, kiedy będą w końcu potrzebne. Dzięki temu nie dasz się zasypać lawinie treści, która codziennie spada nam na głowy i wyłowisz z niej to, co wartościowe w odpowiednim do tego czasie. Silną stroną tych rozwiązań jest to, że oferują zaawansowane funkcje przeszukiwania twojego archiwum. Plus oczywiście pozwalają na dostęp do treści z dowolnego urządzenia.

Co jeszcze?

Jeśli nie chcesz korzystać z rozbudowanych aplikacji, z pomocą może przyjść kilka mniej skomplikowanych rozwiązań. Dzięki aplikacji Pocket zachowasz ciekawe artykuły, wpisy i raporty, do przeczytania na później. Jeśli chcesz jakoś skanalizować natłok informacji z ulubionych źródeł, to pomoże w tym Feedly. Ta prosta aplikacja nie tylko uporządkuje najciekawsze materiały ze zdefiniowanych źródeł na jednym ekranie, ale inteligentnie je przeszuka pod kątem interesujących cię zagadnień. Jeśli pomimo tego, otworzysz 100 kart w przeglądarce w taki sposób że dotrzesz do granicy ludzkiej percepcji i spowolnisz pracę komputera, to pomoże dodatek do Google Chrome – One Tab. Dzięki z wielu kart zrobisz jedną i to szybciej niż z wykorzystaniem standardowej funkcji robienia zakładek.

Z prostą listą zadań, którą będzie można edytować i współdzielić, pomoże Google Keep. Jeśli lista dotyczyć będzie zakupów, to przyda się Listonic, które pozwala na tworzenie listy zakupowej w oparciu o istniejący katalog produktów (mniejsze prawdopodobieństwo, że kupisz niewłaściwe płatki), współdzielenie list (nie kupicie za dużo tych samych płatków) oraz śledzenie promocji (zaoszczędzisz na płatkach). Zarządzanie listą zakupów za pomocą aplikacji ma także inne zbawienne działania dla naszego portfela. Ogranicza zakupy impulsywne – czyli te, których tak naprawdę nie chcemy, ale które (szczególnie w strefie kas) wydają nam się niezwykle potrzebne. A przecież dodatkowy baton, czy słodki napój, nie tylko pozbawiają nas pieniędzy, ale niszczą też plany treningowe i te dotyczące diety. W ograniczeniu zakupów impulsowych pomoże też zwykła lista na papierze i tu przechodzimy do sedna sprawy.

Narzędzie jest tylko sposobem, który ma pomóc w zarządzeniu człowiekiem

Również w tym obszarze twórcy aplikacji dostarczają ciekawych rozwiązań. Ekstremalnym przykładem może być wtyczka do przeglądarki o nazwie StayFocusd. Dzięki niej zdefiniujesz czas jaki możesz spędzać na określonych stronach oraz listę stron, do których aplikacja odetnie dostęp po upływie tego czasu. Ten drakoński sposób na pomóc w skupieniu się na pracy a nie czasochłonnym surfowaniu po oceanach treści. Do mniej radykalnych narzędzi należy np. licznik Pomodoro dostępny we wspomnianym wcześniej TickTicku. Licznik to prosty timer, który odmierza czas w jakim powinniśmy w 100 proc. oddać się pracy oraz krótkie przerwy, pomiędzy kolejnymi takimi setkami. Dzięki temu efektywność pracy rośnie w zauważalny sposób, ale to już nie kwestia aplikacji, tylko sposobu na zarządzenie trudnym ludzkim materiałem. Jak to robić? To  temat na zupełnie nowy wpis.