Zostać managerem samego siebie – jak skutecznie zarządzać sobą w czasie?

Skuteczne zarządzanie sobą w czasie to niełatwa sztuka szczególnie wtedy, gdy nasz kalendarz pęka w szwach od nadmiaru pilnych spotkań i ASAP-owych zadań. Przemyślana organizacja jest w tym przypadku kluczowa. Jak w 8 godzinach pracy pomieścić wszystko, co mamy do wykonania? Na to pytanie zna odpowiedź dr Agnieszka Jarzębowska – certyfikowana trenerka biznesu, która przedstawia 7 kroków do większej efektywności i lepszej organizacji czasu. Chcesz je poznać? Zapraszamy do lektury.

Krok 1: Określ cele

Określenie celów to podstawa do produktywnego zarządzania sobą w czasie. “Kiedy nie mamy określonych celów, nie wiemy dokąd zmierzamy – trudno nam każdego dnia wyznaczyć sobie priorytety” –  wskazuje A. Jarzębowska. 

Cel powinien być sprecyzowany i umiejscowiony w czasie. Powinien też posiadać miarę sukcesu. Planując zadania należy uwzględnić zasoby, które są niezbędne do realizacji celu (np. wsparcie podwykonawców, zdobycie określonych umiejętności, pozyskanie finansów czy przedmiotów, które pozwolą nam osiągnąć założony cel).

Chcesz dowiedzieć się, jak wyznaczyć cele i określić wskaźniki? Zapraszamy do wysłuchania całego wykładu dr Agnieszki Jarzębowskiej:

Krok 2: Wyznaczaj priorytety

O priorytecie należy myśleć w liczbie pojedynczej –  powinniśmy mieć jeden priorytet; jeden najważniejszy dla nas cel. To my –  jako managerowie własnego czasu –  musimy podejmować decyzję o tym, co stanie się naszym priorytetem i w jakiej kolejności będziemy realizować swoje codzienne obowiązki.

“Wiele problemów związanych z zarządzaniem sobą w czasie wynika właśnie z tego, że dokonujemy niewłaściwych decyzji; nie skupiamy się na realizacji zadań, które są ważne, a bardziej skupiamy się na realizacji zadań, które są pilne, ale mniej istotne.” –  podkreśla dr Agnieszka Jarzębowska. 

Metodą, po którą warto sięgnąć, kiedy chcemy skutecznie wyznaczać priorytety, jest macierz Eisenhowera. To podstawowe narzędzie, które pozwala uporządkować codzienne zadania i świadomie je priorytetyzować. Korzystając z tego narzędzia, dzielimy zadania wg czterech kategorii:

W pierwszej kategorii powinny znaleźć się zadania, które wykonujemy priorytetowo – m.in. polecenia przełożonego i zadania “gaszące pożary”. W drugiej kategorii znajdują się zadania produktywne, umożliwiające nam dojście do celu. Planujemy te zadania i konsekwentnie realizujemy. Trzecia część zadań (zadania pilne, ale nieważne) to zadania, które dają nam iluzję priorytetowości, ponieważ mają krótki termin na zrealizowanie, nie przynoszą nam jednak konkretnego efektu; nie przybliżą nas do celu. Ostatnia kategoria obejmuje zachcianki i pomysły –  rzeczy, które nie przynoszą nam żadnej wartości, ale dają chwilową przyjemność (tzw. “złodzieje czasu” –  np. media społecznościowe). Zadania znajdujące się w dwóch ostatnich kategoriach możemy odłożyć w czasie lub całkowicie z nich zrezygnować.

Krok 3: Oczyszczaj głowę

Kiedy nie zapisujemy zadań, przeciążamy swoją głowę, która od nadmiaru wątków zaczyna działać na spowolnionych obrotach. Aby tego uniknąć, warto stworzyć sobie zewnętrzny system do przechowywania zadań. Systemem może być zwykła kartka papieru czy notatnik, w którym zapisujemy zadania (np. prośby innych osób). Zapisując, odciążamy swoją głowę. Przestajemy rozpraszać się napływającymi do nas komunikatami i możemy wrócić do nich później. Mając system, jesteśmy w stanie uporządkować swoje zadania – określać, czy wymagają natychmiastowej realizacji, czy możemy odłożyć je na później lub oddelegować podwykonawcom lub członkom zespołu.

Krok 4: Planuj swój czas

Efektywne zarządzanie czasem jest nierozerwalnie związane z jego planowaniem. Planowanie wyznacza nam drogę do założonego celu, a kiedy umiejętnie planujemy, jesteśmy w stanie zapanować nad masą zadań, które codziennie do nas napływają. Żeby uporządkować wszystkie zadania, warto sięgnąć po dopasowane do naszych potrzeb narzędzie. Narzędziem do planowania czasu może być tradycyjny kalendarz, Google Calendar, Todoist, Any.do, czy choćby Nozby. 

Podczas planowania powinniśmy uwzględnić cztery rodzaje spraw: 

1. Zadania mające określony termin – spotkania, umówione wizyty: wpisujemy je do kalendarza razem z datą i godziną wykonania.
2. Zadania wynikające z celów – zadania projektowe, kroki milowe, priorytety na dany dzień: realizację tych zadań musimy zaplanować. Najlepiej umieszczać je w blokach czasu pracy.
3. Zadania bieżące – wynikające z codziennych aktywności, często nie da się ich przewidzieć: warto zostawić w kalendarzu wolną przestrzeń, którą wypełnimy, gdy “wpadnie” nam niezaplanowane zadanie.
4. Złodzieje czasu – nie do przewidzenia, pojawiają się nagle i niepostrzeżenie kradną czas: to czynności, których nie planujemy i które sprawiają nam przyjemność. Warto kontrolować je i ukracać jeśli widzimy, że dana czynność nie wnosi niczego produktywnego do naszego dnia. 

Dobre praktyki:

• każdego dnia zaplanuj od jednego do trzech ważnych zadań,
• najważniejsza zadania wykonaj rano,
• planuj około 60% swojego czasu,
• określ bufory czasowe dla zadań.

Krok 5: Nie myl tego, co ważne z tym, co pilne

Pamiętaj: “To, co pilne, rzadko jest ważne, a to, co ważne, zwykle nie jest pilne”. Pilne sprawy zazwyczaj są rzeczami, które nie doprowadzają nas do niczego istotnego. Muszą być wykonane, ale efekt ich realizacji nie jest dla nas szczególnie wartościowy. 

Co warto zrobić w praktyce?

• przyjrzyj się zadaniom, które wykonujesz w ciągu dnia,
• oceń, czy dane zadanie musiało być zrealizowane (czy było ono WAŻNIEJSZE od Twoich celów?),
• wyciągnij wnioski i zastanów się, jak w przyszłości reagować, gdy pojawią się takie zadania.

Krok 6: Pracuj w skupieniu

Wszelkiego rodzaju rozpraszacze, takie jak: telefon, media społecznościowe czy inni ludzie, którzy przychodzą do nas z różnymi sprawami, są pożeraczami naszego czasu. Aby efektywnie pracować w skupieniu, warto wyłączyć powiadomienia z aplikacji, które mamy na swoim smartphonie. Zachowanie porządku w miejscu pracy również jest dobrą praktyką, pomagającą nam skoncentrować się w pełni na bieżących zadaniach. W codziennym funkcjonowaniu świetnie sprawdza się też wprowadzenie do swojego planu dnia tzw. „złotej godziny”, czyli czasu, który codziennie przeznaczamy na realizację najważniejszego zadania. Polega to na tym, że w wyznaczonym czasie wyłączamy się od wszelkich rozpraszaczy, żeby w maksymalnym skupieniu realizować wyznaczone zadanie. Pomocne w osiągnięciu tego mogą okazać się również aplikacje, które pozwalają nam zablokować rozpraszające strony – np. Kill News Feed, Go Fucking Work czy StayFocusd.

Dobre praktyki: Badania pokazują, że jesteśmy w stanie skupić się na jednym zadaniu maksymalnie przez 55 minut. Wykorzystujmy więc ten czas maksymalnie efektywnie. Po pracy w skupieniu warto zrobić 5 minut przerwy, a następnie powtórzyć cykl kilkukrotnie w ciągu dnia. 

Krok 7: Odpoczywaj skutecznie

Każdego dnia musimy znaleźć czas na odpoczynek i regenerację sił. “Odpoczynek nie jest nagrodą za ciężką pracę. To jest warunek niezbędny, aby efektywną pracę móc wykonywać” – przypomina dr Agnieszka Jarzębowska. 

Chcesz dowiedzieć się więcej o skutecznym zarządzaniu sobą w czasie? Zapraszamy do wysłuchania podcastu stworzonego na podstawie webinaru dr Agnieszki Jarzębowskiej: